Come anonimizzare un documento prima di usarlo con ChatGPT o un'altra IA
Riassumere un contratto, correggere una lettera, confrontare due preventivi: l'intelligenza artificiale aiuta, ma ogni documento caricato porta con sé i dati personali che contiene. Ecco cosa togliere e dove guardare.
Aggiornata il 4 novembre 2026. Indicazioni generali, non consulenza legale.
1. Quali dati togliere
Sono dati personali tutte le informazioni che permettono di identificare una persona, direttamente o combinate tra loro. Nei documenti italiani i più frequenti sono:
| Tipo | Dove si trova di solito |
|---|---|
| Nome e cognome | Intestazioni, firme, «il sottoscritto», saluti, elenchi di partecipanti |
| Codice fiscale e partita IVA | Fatture, contratti, modelli F24, visure, buste paga |
| IBAN e carte di pagamento | Fatture, contratti di fornitura, richieste di rimborso |
| Indirizzo, CAP, comune | Intestazioni, «residente in», luoghi di nascita |
| Telefono ed email | Firme, curriculum, piè di pagina |
| Date di nascita, targhe, numeri di documento | Carte d'identità, patenti, verbali, polizze |
Attenzione anche ai dati che identificano in modo indiretto: una professione rara in un piccolo comune, un numero di pratica, il nome di un'azienda individuale.
2. I dati particolari richiedono più cura
Referti, certificati medici, atti giudiziari e documenti sindacali contengono spesso categorie particolari di dati (articoli 9 e 10 del GDPR): salute, procedimenti penali, opinioni, appartenenza sindacale. In questi casi conviene oscurare anche le date di visita, i numeri di ricetta o di nosologico e i nomi dei medici.
3. Dove si nascondono i dati nei file
- Word e LibreOffice: commenti con l'autore, revisioni e testo cancellato, proprietà del documento, intestazioni e piè di pagina, testo nascosto, collegamenti
mailto:, miniature. - Excel: fogli nascosti, commenti, cache delle tabelle pivot, nomi dei fogli.
- PDF: un rettangolo nero disegnato sopra il testo non lo cancella, il testo resta selezionabile sotto. Contano anche annotazioni, moduli compilati, segnalibri, allegati e versioni precedenti salvate nel file.
- Scansioni e foto: il testo è un'immagine e va letto con l'OCR; le foto possono contenere la posizione GPS nei metadati.
4. Sostituire in modo coerente
Cancellare i dati rende il testo difficile da capire, anche per l'IA. Meglio sostituirli con segnaposto coerenti: la stessa persona diventa sempre [PERSONA_1], in tutte le occorrenze. Così l'IA ragiona sul contenuto e la risposta resta leggibile.
Se ti serve rimettere i dati veri nella risposta, conserva la corrispondenza tra segnaposto e valori in un posto sicuro, solo tuo. In questo caso i dati sono pseudonimizzati: per chi ha la chiave restano dati personali. Se non ti serve, scegli la sostituzione irreversibile.
5. Verificare il risultato
Prima di caricare il file, cerca i valori originali nel documento prodotto, comprese le parti interne. Un controllo a occhio sul testo visibile non basta.
Come lo fa TACENDA
TACENDA esegue questi passaggi sul tuo dispositivo, senza inviare i documenti: riconosce i dati con validatori italiani, regole di contesto e un modello per i nomi, ti fa rivedere ogni proposta, pulisce le parti nascoste dei file Word, Excel e OpenDocument, ricrea i PDF come immagini oscurate e controlla che nessun valore resti nel file. Con l'estensione lo fa anche quando incolli un testo o carichi un file su ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot.